Autor: J. Patterson
Planowanie wyjazdu firmowego nie musi być chaosem — ani nie trzeba wymyślać koła na nowo. Oto sprawdzony format, który łączy produktywność, relacje i czas na oddech — sekret udanych wyjazdów, o których ludzie naprawdę mówią (i wspominają przez miesiące). Wierz mi, wiemy coś o tym — mamy doświadczenie w świecie korporacji i konsultingu, więc to nie nasz pierwszy raz ;)
Planowanie wyjazdu firmowego potrafi być jak gonienie kotów. Budżet, logistyka, niekończące się dyskusje o tym, czy ludzie naprawdę chcą spędzić razem więcej niż dwie noce — nic dziwnego, że HR-owcy i team leaderzy czasem po prostu rozkładają ręce.
Ale prawda jest taka: kiedy taki wyjazd się uda, wszyscy o nim mówią jeszcze przez wiele miesięcy. Nastroje rosną, pomysły płyną, a nawet „szef wszystkich szefów” myśli po cichu: „musimy to powtórzyć”. Taki wyjazd potrafi też stać się świetnym elementem employer brandingu — dowodem na kulturę pracy, która naprawdę stawia na relacje. Bo umówmy się: utalentowani ludzie nie chcą tylko pracować. Chcą się też dobrze bawić, pożartować i poznać innych poza tabelkami i spotkaniami na Teamsie.
Wiem, co mówię. Organizujemy i prowadzimy takie retreaty od dawna — jeszcze zanim zamieszkaliśmy w zamku (tak, Pałac w Osowej Sieni naprawdę istnieje i tak, jest tak magiczny, jak brzmi). Podczas waszego pobytu zamek staje się prywatną siedzibą waszej firmy na wsi. Przez lata dopracowaliśmy format, który działa za każdym razem. A najlepsze? Możesz go po prostu skopiować. Użyć gdziekolwiek, z dowolnym zespołem. A jeśli szukasz miejsca w Europie, które zrobi większość roboty za ciebie… wiesz, gdzie nas znaleźć.
Zapomnij na chwilę o tych wszystkich arkuszach Excela. Najważniejsze, od czego musisz zacząć, to jasno określony cel. Dlaczego w ogóle chcesz zebrać ludzi w jednym miejscu?
Czy chodzi o to, żeby dać zespołowi liderów świeże spojrzenie i przestrzeń do zaplanowania strategii na kolejny rok?
A może chcesz nagrodzić najlepszych pracowników i dodać im motywacji?
Albo w końcu zintegrować nowy dział, który do tej pory rozmawia tylko na Slacku?
Zapisz to. Kiedy masz jasno określony cel, wszystko inne zaczyna się układać samo: kto powinien pojechać, dokąd, i ile warto na to przeznaczyć.
Cała reszta to tylko szum. W centrum każdego udanego offsite’u (albo jakiegokolwiek wydarzenia) są trzy rzeczy:
Ludzie – Wybierz ich mądrze. Twój cel od razu podpowie, kto powinien znaleźć się na liście gości.
Miejsce – Powinno inspirować, odświeżać i być trochę inne niż zwykle.
(Mała autopromocja: nasz pałac w zachodniej Polsce jest ukryty wśród natury, z dala od zgiełku — i tak, mamy salę balową, jeśli akurat się przyda.)
Doświadczenie – Tu dzieje się magia. Jedzenie, rytm dnia, drobne szczegóły, które sprawiają, że każdy czuje się zaopiekowany.
Jeśli miejsce, które wybierzesz, ma w tym doświadczenie — zaufaj mu. Odrobina zaufania potrafi zdziałać cuda.
Przetestowaliśmy ten format na grupach różnej wielkości — działa za każdym razem. Dostosuj go do swoich potrzeb, ale obiecaj jedno: nie planuj trzygodzinnej sesji konferencyjnej zaraz po przyjeździe.
Nikt tego nie chce.
15:00 – Przyjazd
Większość miejsc przyjmuje tę godzinę jako standardowy czas zameldowania. Wcześniejsze przyjazdy można ustalić indywidualnie.
16:00 – Powitanie i integracja
Toast szampanem, sezonowa herbata z domowym ciastem lub lokalny specjał. Coś ciepłego i przemyślanego, by nadać ton pobytowi.
19:00 – Grill i ognisko
Klasyk, który zawsze działa. Goście najedzeni, atmosfera się rozluźnia, rozmowy płyną.
W Pałacu oznacza to potrawy prosto z grilla przygotowane na zamówienie, rustykalny stół uginający się od sałatek i dodatków oraz kociołki (tak, kociołki!) pełne comfort food. Potem rozmowy przy ogniu, z kocami i poduszkami pod rozgwieżdżonym niebem.
08:00 – 10:00 – Niespieszne śniadanie lub brunch
Nie każ nikomu wstawać o 6:00 na zimne jajka. Niech się wyśpią, a potem zjedzą porządne śniadanie, zanim ruszą do pracy.
10:15 – 11:15 – Warsztat / Sesja strategiczna
Skupiona, ale niezbyt długa. Najlepsza energia jest przed południem — godzina to idealny moment, zanim myśli odpłyną. Długie spotkania nie są tak efektywne, jak się wydaje.
11:15 – 11:45 – Przerwa na kawę (tę prawdziwą)
Nie tylko filtr i herbatniki. Dobra kawa, świeże owoce, coś słodkiego — to właśnie wtedy pojawiają się najlepsze pomysły i rozmowy.
11:45 – 13:00 – Drugi warsztat / Praca w grupach
Interaktywnie, w mniejszych zespołach.
13:00 – Lunch z pomysłem
Zapomnij o smutnych kanapkach. Zrób bar z bajglami w stylu delikatesowym, pizzę z pieca opalanego drewnem albo kreatywne sushi boxy — dostosowane do różnych diet i pełne smaku.
15:00 – 17:00 – Sesje grupowe / Praca własna
Utrzymaj energię, ale nie przeładowuj planu.
17:00 – 19:00 – Czas wolny
Nie do ruszenia. Niech ludzie odpoczną, pójdą do sauny, pozwiedzają albo po prostu będą.
19:00 – Kolacja i wieczorne doświadczenie
Czas na odrobinę magii — kolacja w stylu biesiadnym, degustacja win z lokalnymi deskami albo nocne zwiedzanie z lampionami dla odważnych. Dopasuj do sezonu i nastroju grupy.
08:00 – 10:00 – Brunch, druga runda
Bo nikt nie chce zrywać się o świcie, żeby zdążyć na śniadanie i spakować się w pośpiechu.
10:30 i dalej – Podsumowanie lub czas wolny
W zależności od grupy i zasad wymeldowania można dodać ostatnią sesję lub pożegnalny toast (szampan, jeśli nikt nie prowadzi).
Jeśli pobyt trwa dłużej niż dwie noce, powtórz rytm dnia drugiego: dwa bloki warsztatowe, wartościowe posiłki, czas na relaks i wspólna aktywność na zakończenie. A może lokalny zespół, pianista albo duet DJ & saksofon? Idealne zakończenie przed wyjazdem.
Ten układ łączy strukturę z oddechem. Goście czują się mile widziani, zaopiekowani i mają przestrzeń, by naprawdę się połączyć — zarówno ze sobą nawzajem, jak i z własnymi myślami. Praca zostaje zrobiona, ale to wspomnienia z rozmów przy ognisku czy długiego, leniwego brunchu zostają w pamięci na dłużej.
I właśnie o to chodzi, gdy mówimy, że firmowy wyjazd integracyjny w Polsce (albo gdziekolwiek indziej) nie musi być 'kolejnym spotkaniem w innym pokoju'.
Kilka drobiazgów, za które później nam podziękujesz:
Zaplanuj czas na przejścia. Sesje często się przeciągają, a ludzie potrzebują chwili wytchnienia. Daj im moment między blokami, a będziesz wyglądać jak ktoś, kto naprawdę rozumie, jak działają ludzie.
Zbierz informacje o dietach z wyprzedzeniem. Jeśli wegańskie czy bezglutenowe opcje są naprawdę dobre — wszyscy to zauważą (i zapamiętają). Jeśli o tym zapomnisz, jedna pominięta osoba może zdefiniować wspomnienia całego wyjazdu. Nie dopuść do tego — to prosty punkt do wygrania.
Zakończ mocnym akcentem. Toast pożegnalny, wspólne zdjęcie albo ostatni, rozpieszczający brunch — nieważne jak, ważne żeby z intencją. To właśnie ten moment ludzie zabierają ze sobą do domu.
Ściągnij ten format, użyj go gdziekolwiek. Ale jeśli wolisz uniknąć stresu i oddać szczegóły w ręce doświadczonych gospodarzy — Pałac w Osowej Sieni jest tu dla Ciebie.
Mamy idealne miejsce, dopasowane kulinarne doświadczenia, know-how planistyczne i pełną wyłączność przestrzeni — wszystko, żeby Twoje firmowe spotkanie było tym, o którym zespół będzie mówił jeszcze długo.
Napisz bezpośrednio na hello@castlerental.com żeby zacząć planować swój firmowy wyjazd.
Dobrze zaplanowany wyjazd firmowy może odmienić morale zespołu, rozbudzić nowe pomysły i stać się dowodem na silną kulturę organizacyjną. Zacznij od jasnego celu, skup się na ludziach + miejscu + doświadczeniu i zaplanuj harmonogram, który łączy pracę z odpoczynkiem (i dobrym jedzeniem). A jeśli wolisz powierzyć logistykę tym, którzy żyją i oddychają gościnnością — Pałac w Osowej Sieni może stać się Twoją prywatną, wiejską bazą w Polsce.
